Duplicata: o que é e como funciona a duplicata mercantil
Da fatura ao aceite, o que a lei exige
e a diferença para boleto e nota fiscal
Duplicata mercantil é o título de crédito que o vendedor emite a partir da fatura de uma venda a prazo. Ela registra o valor devido e o vencimento, pode ser cobrada pelo banco, protestada e executada na Justiça. É regulada pela Lei 5.474/1968.
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Como a duplicata nasce
A duplicata mercantil é um título de crédito ligado a uma venda a prazo entre empresas. Ela só existe se antes existir uma fatura, e a fatura só é obrigatória em um caso específico.
A fatura vem primeiro
A Lei 5.474/1968 (art. 1º) manda o vendedor extrair a fatura nos contratos de compra e venda mercantil com prazo não inferior a 30 dias, contado da entrega ou do despacho das mercadorias. A fatura relaciona o que foi vendido e o valor.
A duplicata é extraída da fatura
No ato da emissão da fatura, dela poderá ser extraída uma duplicata (art. 2º). O verbo é facultativo: a empresa que não quer o título pode cobrar de outro jeito. Quem emite duplicata, porém, não pode usar outro tipo de título para documentar o saque do vendedor sobre o valor faturado.
O que a duplicata precisa trazer
O art. 2º, §1º, lista os requisitos. Os principais: a palavra “duplicata”, a data de emissão e o número de ordem; o número da fatura; a data certa do vencimento ou a declaração de ser à vista; o nome e o domicílio do vendedor e do comprador; o valor a pagar; a praça de pagamento; a cláusula “à ordem”; e a declaração de reconhecimento da exatidão e da obrigação de pagar, assinada pelo comprador como aceite.
Duplicata, fatura, nota fiscal e boleto não são a mesma coisa
Os quatro aparecem juntos na mesma venda, e cada um cumpre um papel:
| Documento | O que é | Quem cuida |
|---|---|---|
| Nota fiscal | registro da venda para o fisco | fiscal |
| Fatura | relação das mercadorias e do valor a cobrar | comercial e financeiro |
| Duplicata | título de crédito extraído da fatura | financeiro |
| Boleto | a forma de cobrar o título pelo banco | financeiro e banco |
O boleto não substitui a duplicata: ele é o meio pelo qual o banco cobra. Em muitas empresas a duplicata nem circula em papel, e o título existe apenas como registro eletrônico.
Duplicata escritural
A Lei 13.775/2018 criou a duplicata emitida sob a forma escritural: o lançamento é feito em um sistema eletrônico de escrituração, e a duplicata escritural é título executivo extrajudicial (art. 7º), cobrado conforme o art. 15 da Lei 5.474/1968.
Uma duplicata para vários vencimentos
Na venda parcelada, o art. 2º, §3º, permite uma duplicata única que discrimine todas as prestações e vencimentos, ou uma série de duplicatas, uma para cada prestação, com a numeração distinguida por uma letra em sequência. Uma só duplicata não pode corresponder a mais de uma fatura (§2º).
Aceite, recusa e cobrança
Depois de emitida, a duplicata precisa chegar ao comprador e voltar com o aceite. Um exemplo de venda parcelada mostra as peças:
| Nota fiscal | Valor da venda | Parcelas | Duplicatas |
|---|---|---|---|
| 4210 | 48 mil reais | 3 de 16 mil reais, em 30, 60 e 90 dias | 4210-A, 4210-B e 4210-C |
Exemplo ilustrativo, com números inventados para mostrar o cálculo.
Remessa e prazo do aceite
O vendedor pode enviar a duplicata diretamente ou por representantes, e o prazo para a remessa é de 30 dias da emissão (art. 6º, §1º). O comprador, quando a duplicata não for à vista, deve devolvê-la assinada em 10 dias da apresentação, ou acompanhada de declaração escrita com as razões da falta de aceite (art. 7º).
Quando o comprador pode recusar
O art. 8º limita a recusa a três motivos: avaria ou não recebimento das mercadorias, quando não expedidas ou entregues por conta e risco do comprador; vícios, defeitos e diferenças de qualidade ou quantidade, devidamente comprovados; e divergência nos prazos ou nos preços ajustados. O terceiro motivo explica por que tabela de preço e condição de pagamento errados no pedido viram problema de cobrança.
Protesto e execução
A duplicata é protestável por falta de aceite, de devolução ou de pagamento (art. 13), e a cobrança judicial segue o art. 15. Por isso o histórico do pedido, a prova de entrega e a nota fiscal precisam estar guardados junto com o título.
Resumo informativo, confirme com o seu contador. As regras fiscais mudam e variam por estado.
Como cuidar da duplicata na rotina de vendas
Cinco cuidados que reduzem a recusa e o atraso:
- Confira preço e prazo antes de faturar. A divergência de preço ou de prazo é motivo legal de recusa do aceite.
- Emita a fatura e a duplicata do mesmo pedido. Uma duplicata para cada fatura, com o número da nota no registro.
- Guarde a prova de entrega. Canhoto assinado ou comprovante eletrônico sustentam a cobrança se houver protesto.
- Acompanhe o vencimento por cliente. A carteira a receber mostra quem passa do prazo antes de a venda seguinte sair.
- Registre devolução e abatimento no título. Mercadoria devolvida reduz o valor a cobrar e deve aparecer no financeiro.
O erro mais comum não é jurídico: é o pedido sair com condição de pagamento diferente da combinada e o financeiro descobrir só na cobrança.
O prazo combinado já vem no pedido
Na Uplaces, a condição de pagamento é cadastrada com boleto, Pix ou cartão, o prazo em dias e o desconto ou acréscimo, e liberada por política comercial, como um boleto de 28 dias. Com a integração com o Asaas, o pedido B2B gera Pix, boleto ou cartão com link de pagamento e baixa automática.
Controle quem comprou, quanto e com qual prazo
A duplicata é a ponta financeira da venda. A ponta comercial é saber, por cliente e por mês, o que foi vendido e o que está em aberto. A planilha gratuita de controle de vendas organiza isso e chega por e-mail.
Perguntas frequentes
O que é duplicata mercantil?
É o título de crédito extraído da fatura de uma venda a prazo entre empresas. Registra o valor, o vencimento e o aceite do comprador, e é regulado pela Lei 5.474/1968.
Duplicata e boleto são a mesma coisa?
Não. A duplicata é o título de crédito; o boleto é a forma de cobrar esse título pelo banco. Uma duplicata pode ser cobrada por boleto.
Toda venda a prazo precisa de duplicata?
Não. A fatura é obrigatória nas vendas com prazo não inferior a 30 dias, mas a duplicata é facultativa: a lei diz que dela poderá ser extraída uma duplicata.
Em quanto tempo o comprador precisa devolver a duplicata assinada?
Em 10 dias da apresentação, assinada ou acompanhada de declaração escrita com as razões da falta de aceite, conforme o art. 7º da Lei 5.474/1968.
O comprador pode recusar o aceite por qualquer motivo?
Não. A lei limita a recusa a avaria ou não recebimento da mercadoria, vícios e diferenças comprovados de qualidade ou quantidade e divergência de prazo ou preço.
O que é duplicata escritural?
É a duplicata emitida por lançamento em sistema eletrônico de escrituração, prevista na Lei 13.775/2018. Ela é título executivo extrajudicial.