Nota fiscal de devolução: o que é e como emitir
Quem emite, qual CFOP usar
e o que acontece com o título e com a comissão
Nota fiscal de devolução é a nota emitida quando uma mercadoria vendida volta ao fornecedor, no todo ou em parte. Em regra, quem devolve emite a nota de saída com CFOP de devolução, como o 5.202 para compra feita para comercialização, referenciando a nota original.
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Quem emite e qual CFOP usar
Quando o cliente devolve parte do pedido, duas empresas registram a mesma mercadoria voltando, cada uma com o seu código. Os códigos abaixo constam do Anexo II do Convênio s/nº, de 15/12/1970, na redação do Ajuste SINIEF 03/24.
| Quem | O que registra | CFOP no estado | CFOP em outro estado |
|---|---|---|---|
| Comprador | devolução de compra para comercialização | 5.202 | 6.202 |
| Comprador | devolução de compra para industrialização | 5.201 | 6.201 |
| Vendedor | devolução de venda de mercadoria adquirida de terceiros | 1.202 | 2.202 |
| Vendedor | devolução de venda de produção própria | 1.201 | 2.201 |
A lógica dos códigos
O comprador emite uma nota de saída (começa com 5 ou 6), porque a mercadoria está saindo do estabelecimento dele. O vendedor registra uma entrada (começa com 1 ou 2), porque a mercadoria está voltando. O código escolhido depende de como a venda original foi classificada, e a nota de devolução costuma referenciar a chave da nota original.
Devolução total e parcial
A devolução pode ser do pedido inteiro ou de parte dele. Na parcial, a nota leva só os itens e quantidades devolvidos, e o valor é proporcional ao que foi faturado.
O que muda no financeiro e na comissão
A devolução desfaz uma parte da venda, e o financeiro precisa acompanhar. Um exemplo:
| Item | Valor |
|---|---|
| Nota original (nota 7300) | 60 mil reais |
| Devolução de 12 caixas com avaria | 4 mil reais |
| Valor a pagar pelo cliente | 56 mil reais |
Exemplo ilustrativo, com números inventados para mostrar o cálculo.
O título
Se a venda gerou duplicata ou boleto, o valor do título precisa ser reduzido ou o cliente recebe um crédito. Cobrar o valor cheio de quem devolveu é a reclamação mais comum depois de uma devolução.
A comissão e a meta
A devolução reduz o faturado. Em contratos de representação que pagam sobre o faturado, o abatimento da devolução na base de cálculo depende do que foi combinado. Vale deixar a regra escrita antes da primeira devolução.
Devolução ou cancelamento da nota
Cancelar a nota original só é possível dentro do prazo e das condições da legislação, e cada estado tem a sua regra. Fora desse prazo, ou quando a mercadoria já saiu, o caminho é a nota de devolução.
Resumo informativo, confirme com o seu contador. As regras fiscais mudam e variam por estado.
Como emitir a nota fiscal de devolução
O passo a passo mais comum entre duas empresas contribuintes:
- Combine o motivo e os itens. Avaria, erro de pedido, divergência de preço ou arrependimento: o motivo define quem arca com o frete.
- Confira a nota original. Número, chave de acesso, itens, quantidades e valores unitários.
- Escolha o CFOP. Conforme a classificação da compra e o estado do vendedor.
- Emita a NF-e de saída. Com os itens devolvidos e a referência à nota original.
- Envie a mercadoria com a nota. O DANFE acompanha a carga de volta.
- Lance a entrada e ajuste o título. O vendedor registra o recebimento e o financeiro corrige o valor a receber.
A devolução sem referência à nota original é a que mais gera retrabalho: o fornecedor não sabe a qual venda e a qual título ela se refere.
Cada etapa do pedido registrada, com quem fez e quando
Na Uplaces, o histórico de compras mostra o status detalhado de cada pedido por etapa: enviado, recebido, faturado, transporte e entregue, com quem fez cada ação e quando. Esse registro ajuda a localizar o pedido original quando o cliente pede a devolução, e o pedido já chegou ao ERP com cliente, produtos e preços.
Pedido bem registrado devolve menos
Boa parte das devoluções nasce de pedido digitado errado: item, preço ou condição diferente do combinado. O modelo gratuito de pedido de venda reúne esses dados em um só lugar, e chega por e-mail.
Perguntas frequentes
O que é nota fiscal de devolução?
É a nota emitida quando uma mercadoria vendida volta ao fornecedor, no todo ou em parte. Quem devolve emite, em regra, uma nota de saída com CFOP de devolução.
Qual CFOP usar na devolução de compra?
O 5.202 (ou 6.202, em outro estado) para mercadoria comprada para comercialização, e o 5.201 (ou 6.201) para a comprada para industrialização.
Qual CFOP o vendedor usa ao receber a devolução?
O 1.202 (ou 2.202) para mercadoria adquirida de terceiros, e o 1.201 (ou 2.201) para produção própria, que são códigos de entrada.
Devolução de venda é o mesmo que cancelar a nota?
Não. O cancelamento anula a nota original e só cabe dentro do prazo e das condições da legislação. A devolução é uma nova operação e cabe depois.
A devolução reduz a comissão do vendedor?
Depende do contrato. Como a devolução reduz o faturado, muitos contratos descontam o valor devolvido da base de cálculo, e vale deixar isso escrito.
A devolução precisa referenciar a nota original?
É a prática, porque liga a devolução à venda e ao título. A exigência exata varia, então confirme com o seu contador.