Para organizar os pedidos dos clientes, junte todos os canais num lugar só, use o mesmo modelo de pedido para todo mundo, aplique a regra comercial antes de o pedido fechar e acompanhe cada pedido por status até o faturamento. O resto deste artigo mostra como fazer cada passo numa indústria, numa distribuidora ou num escritório de representação.
Quem vende para outras empresas raramente sofre com falta de pedido. O problema é o pedido que chega de cinco jeitos diferentes: uma foto da lista no WhatsApp, um e-mail com a planilha do comprador, uma ligação para o vendedor, um papel preenchido na visita. Cada formato vira trabalho de digitação, e cada digitação é uma chance de errar preço, quantidade ou código.
Como organizar pedidos de clientes: o passo a passo
1. Junte todos os canais num lugar só
Faça a lista de por onde o pedido chega hoje: WhatsApp de cada vendedor, e-mail comercial, telefone, representante externo, comprador que manda a planilha dele. Enquanto cada canal tiver a sua pilha, ninguém sabe quantos pedidos estão abertos nem quem está cuidando de qual.
A regra é simples: o pedido só existe quando entra no lugar oficial. Pode ser uma planilha compartilhada no começo, mas precisa ser um lugar só, com o mesmo formato, que qualquer pessoa da equipe consiga consultar.
2. Use o mesmo modelo de pedido para todo mundo
Pedido organizado começa pelo formulário. Todo pedido deve ter os mesmos campos: dados do cliente (razão social, CNPJ, endereço de entrega), condição de pagamento, prazo, frete, e os itens com código, quantidade, preço unitário e desconto. Quando falta um desses campos, alguém liga para o cliente depois, e o pedido atrasa.
3. Aplique a regra comercial antes de o pedido fechar
Boa parte da desorganização nasce de pedido que precisa ser corrigido depois: preço da tabela errada, desconto acima do permitido, quantidade abaixo do pedido mínimo, produto vendido em caixa fechada pedido em unidade. Cada correção é um retrabalho e, muitas vezes, uma ligação constrangedora para o cliente.
Escreva as regras que valem para cada cliente ou grupo de clientes: qual tabela de preço ele usa, qual o valor mínimo do pedido, quais formas de pagamento aceita, qual o desconto máximo do vendedor. Quanto antes a regra é aplicada, menos pedido volta.
4. Acompanhe cada pedido por status
Organizar é saber onde cada pedido está. Defina poucas etapas e use sempre as mesmas: recebido, conferido, aprovado, faturado, expedido e entregue. Com isso, a pergunta do cliente (“cadê o meu pedido?”) tem resposta em segundos, e o gestor vê o que está parado em cada etapa.
5. Elimine a redigitação no ERP
Se o pedido é anotado num lugar e depois digitado de novo no sistema de gestão, a organização dura até o primeiro dia corrido. A digitação dupla é onde mais aparecem erros de código e de preço. O ideal é que o pedido entre no ERP do jeito que foi feito, com o cliente, os produtos, os preços e as condições.
6. Guarde o histórico de cada cliente
O pedido de hoje fica mais fácil quando o vendedor vê o que o cliente comprou nas últimas vezes. O histórico mostra o mix de produtos de cada cliente, há quanto tempo ele não compra e o que costuma repor. Para o cliente que compra sempre os mesmos itens, repetir o último pedido e ajustar as quantidades é o caminho mais rápido.
7. Meça três números toda semana
Não precisa de painel complicado. Acompanhe: quantos pedidos entraram, quanto tempo levou do pedido ao faturamento e quantos pedidos precisaram de correção. Se o terceiro número cai, a organização está funcionando.
Organizador de pedidos: planilha ou sistema?
A planilha resolve enquanto o volume é pequeno e uma pessoa cuida de tudo. Ela começa a falhar quando há vários vendedores lançando ao mesmo tempo, quando o cliente quer comprar fora do horário comercial ou quando a tabela de preço muda com frequência: aí aparecem as versões diferentes do mesmo arquivo e o pedido digitado duas vezes.
Um sistema de pedidos B2B faz o mesmo trabalho com as regras aplicadas na hora. Na Uplaces, por exemplo, o vendedor emite o pedido pelo app dentro da carteira dele, o cliente pode comprar sozinho pela loja B2B com a tabela de preço dele e o valor mínimo configurado, e o pedido segue para o ERP integrado, como o Tiny ou o Bling, sem redigitação. O pedido pode ser enviado ao cliente em PDF ou pelo WhatsApp, e o cliente consulta o histórico e repete pedidos anteriores.
Qual a melhor forma de organizar pedidos de clientes pelo WhatsApp?
Use o WhatsApp para conversar, não para guardar o pedido. Assim que o cliente mandar a lista, lance o pedido no lugar oficial, com o modelo padrão, e responda com o pedido conferido. Pedido que fica só na conversa se perde quando o vendedor sai de férias.
O que um pedido de venda precisa ter?
Dados do cliente, itens com código, quantidade e preço, condição de pagamento, prazo e forma de entrega, frete, total e observações. O modelo de pedido de venda traz todos esses campos.
Qual a diferença entre pedido emitido e pedido faturado?
Emitido é o pedido registrado e aceito. Faturado é o pedido que já teve a nota fiscal emitida. Comissão e meta costumam olhar o faturado, porque é o que de fato saiu. O verbete do glossário de vendas B2B explica o ciclo completo.
CEO na Uplaces e especialista em Tecnologia e E-commerce para Indústrias e Distribuidores. Com base na experiencia adquirida em mais de 20 anos, criou a Uplaces um sistema para Controle de pedidos e E-commerce B2B que auxilia distribuidores e indústrias a venderem mais.
