Modelo de RFP e checklist para escolher sistema de pedidos B2B
Requisitos com peso, nota de 0 a 5 e ranking automático:
compare até quatro fornecedores com a mesma régua
Para indústria, distribuidora e atacado que querem escolher um sistema de pedidos por critério, não pela melhor demonstração. A planilha traz 69 requisitos em 11 grupos, as perguntas para a demonstração, o custo total em 12 e 24 meses e o modelo de RFP pronto para editar. Receba grátis a planilha em Excel, no seu e-mail.
Grátis, enviada para o seu e-mail · Arquivo .xlsx para Excel, Google Planilhas e LibreOffice · Teste da Uplaces: 10 dias grátis, sem cartão
O que tem no modelo de RFP e no checklist
Um arquivo de planilha com sete abas. Você ajusta o peso de cada requisito, dá nota de 0 a 5 a até quatro fornecedores e vê o ranking. Laranja claro você preenche; cinza é calculado.
Requisitos
69 requisitos em 11 grupos, cada um com o teste que prova a resposta na demonstração. Peso de 0 a 5, marca de eliminatório e uma nota por fornecedor, mais seis linhas livres para os seus.
Resultado
Pontuação, situação e ranking, com o custo em 24 meses ao lado e um gráfico. A tabela por grupo mostra onde cada fornecedor é forte ou fraco.
Perguntas da demonstração e custo total
30 perguntas com o que pedir para ver, e uma tabela que soma implantação e mensalidades em 12 e em 24 meses, com usuário adicional e reajuste.
Modelo de RFP e anexo para o fornecedor
13 partes de texto pronto, do objetivo ao checklist de envio, e uma aba com os requisitos sem peso e sem nota para mandar aos fornecedores.
O que é RFP e quando usar
RFP vem do inglês request for proposal, em português solicitação de proposta: o documento em que a empresa descreve o que precisa e pede a cada fornecedor uma proposta no mesmo formato.
RFP, RFQ e checklist
A RFQ pede só o preço de um item definido. A RFP pede solução, prazo, integração e preço. O checklist é a sua régua interna: ele dá nota às propostas. A RFP pergunta, o checklist pontua.
Quando vale a pena
Quando o sistema vai mexer no ERP e na rotina de vários vendedores, ou quando você vai ouvir três ou mais fornecedores. Para uma ferramenta pequena, checklist e demonstração bastam.
Como montar o checklist de avaliação
Faça uma vez, antes de ouvir os fornecedores:
- Liste o que a operação não aceita perder. Pedido que chega ao ERP sem digitação, preço por cliente, pedido mínimo: o que, se faltar, para a venda.
- Dê peso de 0 a 5. Peso 5 decide a compra e peso 1 é detalhe. Defina os pesos antes de ver os preços.
- Marque os eliminatórios. São poucos, de três a oito. Nota 0 num deles tira o fornecedor do ranking.
- Dê a nota depois de ver funcionar. 0 não atende, 3 atende e 5 atende e resolveu o problema na demonstração.
- Calcule a pontuação ponderada. Soma de peso vezes nota, dividida por cinco vezes a soma dos pesos.
Exemplo: como a pontuação ponderada funciona
Cinco requisitos, três fornecedores e notas de 0 a 5. A soma dos pesos é 19, então a pontuação máxima é 5 × 19 = 95.
| Requisito | Peso | Eliminatório | Fornecedor 1 | Fornecedor 2 | Fornecedor 3 |
|---|---|---|---|---|---|
| Conector pronto com o ERP | 5 | Sim | 4 | 0 | 3 |
| Tabela de preço por cliente | 5 | Sim | 5 | 5 | 3 |
| App com estoque e histórico | 4 | Não | 3 | 5 | 4 |
| Pedido mínimo e caixa fechada | 3 | Não | 4 | 5 | 5 |
| Pedido por lista colada | 2 | Não | 2 | 5 | 5 |
| Pontos (peso × nota) | 73 | 70 | 71 | ||
| % da pontuação máxima (95) | 76,8% | 73,7% | 74,7% | ||
| Situação | Ranking: 1º | Fora (eliminatório) | Ranking: 2º |
Exemplo ilustrativo, com números inventados para mostrar o cálculo.
A conta e o eliminatório
O Fornecedor 1 soma 73 de 95 pontos (76,8%) e o Fornecedor 3 soma 71 (74,7%). O Fornecedor 2 tem 73,7%, mas nota 0 no conector com o ERP, que é eliminatório: fica fora do ranking. Nota alta em outros itens não compensa um pedido que não chega ao ERP.
Os 11 grupos de critérios da planilha
Cada grupo tem de cinco a sete requisitos:
- Pedido e catálogo: múltiplo de venda, pedido mínimo, repetir pedido e o mesmo fluxo para vendedor e cliente.
- Preço e política comercial: tabela por cliente, desconto máximo por vendedor e condição de pagamento por perfil.
- App do representante: Android, iPhone ou navegador, carteira do vendedor e teste em modo avião.
- E-commerce B2B e portal do cliente: loja com login e preço do cliente, pedido rápido e cadastro com aprovação.
- Integração com o ERP: o grupo que mais pesa: conector pronto, API ou planilha, dados que vão e voltam.
- Estoque: estoque que vem do ERP, bloqueio acima do disponível e quando o estoque baixa.
- Inteligência artificial: pedido montado da mensagem do cliente, busca tolerante a erro e custo claro.
- Relatórios e comissão: vendas por vendedor e cliente, curva ABC, clientes parados e comissão.
- Segurança e LGPD: perfis de acesso, cláusula de dados pessoais, backup e como sair com os seus dados.
- Implantação e suporte: teste com o seu catálogo e o seu ERP, prazo, treinamento e suporte.
- Custo total: proposta por linha, usuários incluídos, plano da loja e do conector, reajuste e fidelidade.
Perguntas para levar à demonstração
A planilha traz 30 perguntas, cada uma com o que pedir para ver. Estas são cinco. Use o seu catálogo, o seu ERP de teste e dois clientes com tabelas diferentes: ‘dá para configurar’ sem mostrar vale como ‘só falou’.
| Pergunta | Peça para ver |
|---|---|
| Qual é o tipo de integração com o meu ERP: conector pronto, API ou planilha? | Peça para ver a tela de conexão do meu ERP funcionando |
| O vendedor consegue passar do desconto máximo? | Tente dar um desconto acima do limite no app |
| Como o sistema trata pedido mínimo e caixa fechada? | Monte um pedido abaixo do mínimo e um item com quantidade quebrada |
| O representante usa o app sem sinal de internet? | Coloque o celular em modo avião, tire um pedido e veja quando ele é enviado |
| A IA envia o pedido sozinha ou uma pessoa confere? | Cole uma mensagem de WhatsApp do seu cliente e veja o rascunho |
Custo total em 12 e 24 meses: como comparar propostas
Mensalidade parece barata até a loja B2B, o conector do ERP e a IA entrarem em outro plano. Compare o custo total.
| Item | Valor |
|---|---|
| Implantação, treinamento e integração (uma vez) | R$ 6.500,00 |
| Mensalidade base, com 5 usuários incluídos | R$ 1.200,00 |
| 7 usuários adicionais a R$ 90,00 | R$ 630,00 |
| Mensalidade total | R$ 1.830,00 |
| Custo em 12 meses | R$ 28.460,00 |
| Custo em 24 meses, com reajuste de 6% no segundo ano | R$ 51.737,60 |
Exemplo ilustrativo, com valores inventados para mostrar a conta. Nenhum é preço de fornecedor.
A conta e onde as propostas se desencontram
Em 12 meses é o início mais 12 mensalidades; em 24, soma-se o segundo ano com o reajuste. Usuário a mais, loja B2B, conector do ERP e créditos de IA cobrados à parte, reajuste sem limite e fidelidade com multa são onde as propostas mais divergem: ponha cada um na sua linha.
O modelo de RFP: o que escrever em cada parte
O modelo tem 13 partes, com o texto pronto e os trechos entre colchetes para você trocar. Escreva os pesos antes de receber as propostas: mudar o peso depois de ver os preços não é avaliação.
Contexto e requisitos: partes 1 a 5
Quem é a empresa, o objetivo, o cenário atual com números reais, o escopo e os requisitos no Anexo A, sem peso e sem nota. Cada fornecedor responde Atende, Atende em parte, Não atende ou Em desenvolvimento, com a prova.
Segurança, implantação e suporte: partes 6 e 7
Papel do fornecedor no tratamento dos dados, backup, como exportar os dados no fim do contrato, prazo, treinamento e suporte. Leve a parte de LGPD ao seu advogado.
Demonstração, proposta e critérios: partes 8 a 10
Roteiro da demonstração, prova de conceito, proposta com itens separados e os pesos da decisão. Exemplo editável: 60% pontuação da matriz de requisitos (aba Resultado); 20% custo total em 24 meses; 15% prova de conceito com o nosso catálogo e o nosso ERP; 5% referências de clientes.
Cronograma e condições: partes 11 a 13
Datas, contato único, confidencialidade e o checklist antes de enviar. Todo fornecedor recebe o mesmo texto e as mesmas respostas.
Como rodar a prova de conceito com os finalistas
Dois ou três fornecedores chegam aqui. Combine por escrito:
- A conta de teste. Cerca de 20 produtos seus, 5 clientes com tabelas de preço diferentes e o seu ERP de teste.
- Os testes. Pedido abaixo do mínimo, quantidade fora da caixa, desconto acima do limite, pedido pelo app e pela loja, e o pedido chegando ao ERP.
- Quem avalia. Um vendedor, alguém do financeiro e quem cuida do ERP. Cada um dá a nota do que conhece.
Use o checklist com o teste grátis
Na Uplaces, as tabelas de preço aceitam preço livre, acréscimo ou desconto percentual, e cada cliente pode ter uma tabela padrão. A política comercial de vendas define o desconto máximo de cada vendedor ou representante, e o app avisa quando ele passa do teto. Bling, Tiny e Omie têm conexão pronta, quem usa outro ERP tem a API, e o pedido segue para o ERP no status que você escolher. O app de vendas funciona no Android, no iOS e no navegador. A Uplaces IA lê a mensagem do cliente e monta o rascunho do pedido, e uma pessoa confere antes de enviar. Faça o teste e dê as suas notas.
Perguntas frequentes
O que é um RFP?
É a solicitação de proposta (request for proposal): o documento em que a empresa descreve o que precisa e pede a cada fornecedor uma proposta no mesmo formato. A RFQ, ao contrário, pede só o preço de um item definido.
Como calcular a pontuação ponderada de um fornecedor?
Multiplique o peso de cada requisito pela nota, some tudo e divida por cinco vezes a soma dos pesos. No exemplo da página, o Fornecedor 1 faz 73 de 95 pontos, ou 76,8%.
O que é um requisito eliminatório?
É o requisito sem o qual a empresa não opera, como o pedido chegar ao ERP. Nota 0 num eliminatório tira o fornecedor do ranking, mesmo que ele pontue bem nos outros itens.
A planilha traz o preço de algum fornecedor?
Não. Os valores da aba Custo total são de exemplo e inventados. Você digita os da proposta de cada fornecedor.
A planilha funciona no Google Planilhas?
Sim. O arquivo é .xlsx e usa SE, SOMARPRODUTO, CONT.SES e ÍNDICE, que o Excel, o Google Planilhas e o LibreOffice leem.