Planilha de controle de estoque grátis em Excel
Entradas, saídas e pedidos em aberto:
a planilha mostra o saldo, o que já está vendido
e quando pedir ao fornecedor
Para distribuidora, atacado e indústria que vendem por pedido e precisam saber o que ainda podem prometer, não só o que está na prateleira. A planilha calcula o saldo, o reservado em pedidos, o ponto de pedido pela demanda e pelo lead time, os alertas, o giro e a curva ABC. Receba grátis, no seu e-mail.
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O que tem na planilha de controle de estoque
São sete abas. Você cadastra os produtos uma vez e lança cada entrada, saída, devolução e ajuste. O resto se recalcula. Laranja claro você preenche; cinza é calculado.
Cadastro e movimentações
Até 200 produtos, com SKU, custo, estoque inicial, lead time e maior consumo diário, e até 1.000 movimentações com data, tipo, quantidade e documento. Uma coluna confere se o SKU existe.
Pedidos em aberto: reservado e disponível
O diferencial para quem vende no atacado. Você lista o que já foi vendido e ainda não saiu do depósito, e a planilha separa o reservado do disponível. É o disponível que o vendedor pode oferecer.
Saldo e alertas
Para cada produto: saldo, reservado, disponível, consumo médio, cobertura, estoque de segurança, ponto de pedido, sugestão de compra, giro e o alerta: Ruptura, Repor agora, Excesso ou Sem saída na janela.
Curva ABC e como usar
Os produtos ordenados pelo valor em estoque, com o percentual acumulado e a classe A, B ou C. A aba Parâmetros guarda a data da análise e os cortes. A aba Como usar explica cada fórmula.
O que controlar no estoque de um atacadista
No atacado, a pergunta que decide a venda é quanto ainda dá para entregar. A planilha acompanha quatro coisas.
O saldo físico
O que está no depósito agora: o estoque inicial contado, mais as entradas e as devoluções, menos as saídas, com o ajuste do inventário. Sem a contagem inicial, nada do resto se sustenta.
O que já tem dono
Pedido fechado e ainda não faturado já comprometeu mercadoria. Esse é o reservado, e quem o ignora vende duas vezes o mesmo produto.
O documento de cada movimento
Nota fiscal na entrada, número do pedido na saída. Sem documento, a diferença do inventário vira mistério.
Saldo, reservado e disponível: o que o vendedor pode prometer
Disponível = saldo − reservado em pedidos em aberto. O saldo diz o que está na prateleira; o disponível diz o que ainda está livre.
Um exemplo que o saldo esconde
O Produto 06 da planilha tem saldo de 55 unidades e 70 reservadas em pedidos que ainda não saíram. O disponível é -15. O saldo, sozinho, mostra mercadoria na prateleira e o produto parece saudável, mas já se vendeu mais do que existe. A planilha marca esse produto como Ruptura antes de o cliente descobrir.
Quando baixar a reserva
Quando a mercadoria sai, o pedido vira uma Saída em Movimentações e deixa a lista de pedidos em aberto. Se ele ficar nas duas, conta duas vezes. É a rotina mais importante da planilha.
Estoque de segurança e ponto de pedido: a conta, com números
O ponto de pedido responde a uma pergunta: com quanto estoque disponível devo pedir ao fornecedor, para a mercadoria chegar antes de acabar?
| Dado ou conta | Resultado |
|---|---|
| Saídas nos últimos 30 dias | 600 unidades |
| Consumo médio por dia (600 ÷ 30) | 20 unidades |
| Maior consumo diário já visto | 30 unidades |
| Lead time do fornecedor | 7 dias |
| Estoque de segurança: (30 − 20) × 7 | 70 unidades |
| Ponto de pedido: 20 × 7 + 70 | 210 unidades |
| Saldo / reservado / disponível | 560 / 140 / 420 |
| Cobertura: 420 ÷ 20 | 21 dias |
Produto 01 da planilha. Exemplo ilustrativo, com números inventados para mostrar a conta.
As duas fórmulas
Estoque de segurança = (maior consumo diário − consumo médio diário) × lead time
Ponto de pedido = consumo médio diário × lead time + estoque de segurança
A primeira parte do ponto de pedido cobre o consumo durante a espera do fornecedor. O estoque de segurança cobre o dia em que o consumo passa da média.
Lendo o exemplo
Com 420 disponíveis e ponto de pedido de 210, o Produto 01 ainda não pede compra. Quando o disponível chegar a 210, o alerta vira Repor agora.
A quantidade a comprar
A sugestão de compra repõe até a cobertura desejada, 45 dias no exemplo, mais o estoque de segurança, descontado o que já está disponível. O Produto 02 está em Repor agora: disponível de 70, ponto de pedido de 120 e sugestão de 200 unidades.
Ruptura de estoque: o que é e quanto custa no atacado
Ruptura é o produto que o cliente quer e você não tem para entregar. No atacado ela pesa mais que no varejo: o pedido é grande e recorrente, e a venda perdida costuma levar junto o frete refeito, a visita do vendedor sem resultado e o cliente que passa a comprar o resto com o concorrente.
Como a planilha antecipa
O alerta Repor agora dispara quando o disponível alcança o ponto de pedido, com tempo de o fornecedor entregar. E o disponível, e não o saldo, evita aceitar pedido de mercadoria que já foi prometida.
Giro e cobertura: quanto tempo o estoque dura
Os dois indicadores olham o mesmo estoque de lados opostos. A cobertura diz por quantos dias ele dura; o giro diz quantas vezes ele se renova no ano.
Cobertura em dias
Cobertura = disponível ÷ consumo médio diário
Cobertura baixa pede compra. Cobertura muito alta é dinheiro parado: o Produto 04 tem 105 dias, acima do limite de 90 que a aba Parâmetros define, e recebe o alerta Excesso.
Giro anual
Giro = consumo médio diário × 365 ÷ saldo
É uma aproximação: usa o saldo de hoje no lugar do estoque médio do ano. O Produto 01 gira 13,0 vezes ao ano. Produto parado, sem saída na janela, aparece como Sem saída na janela e merece uma decisão: promoção, bonificação ou baixa.
Curva ABC do estoque: onde está o dinheiro
Ordene os produtos pelo valor em estoque, saldo vezes custo, e some o acumulado. A classe A reúne os que chegam a 80% do valor, a B vai até 95% e a C é o resto. Os cortes se trocam na aba Parâmetros.
No exemplo da planilha
4 dos 12 produtos são classe A e concentram 80,4% do valor em estoque. É neles que a contagem tem de ser mais frequente e a compra mais criteriosa. Os 2 produtos da classe C somam pouco do valor e aceitam um controle mais simples.
Como montar o controle do estoque em uma semana
Faça uma vez com calma. Depois é rotina de alguns minutos por dia:
- Conte o estoque. Contagem física de todos os produtos, no mesmo dia. Ela vira o estoque inicial.
- Cadastre os produtos. SKU, unidade, custo de reposição e lead time de cada fornecedor.
- Lance as movimentações do período. Entradas pelas notas fiscais e saídas pelos pedidos, sempre com o documento.
- Liste os pedidos em aberto. Tudo o que foi vendido e ainda não saiu, para separar o reservado.
- Leia os alertas e fixe a rotina. Todo dia, lance as movimentações; toda semana, olhe Repor agora e Ruptura; todo mês, a curva ABC.
Erros comuns no controle de estoque
A conta é simples. O que estraga o controle é o hábito.
Olhar só o saldo
Quem ignora o que está reservado promete o que não tem. Decida pelo disponível.
Calcular o consumo sobre período errado
Uma janela que inclui uma promoção ou um mês parado entorta o ponto de pedido. Revise a janela em Parâmetros quando o ritmo mudar.
Deixar o pedido em duas listas
Pedido que saiu e continua em aberto é contado duas vezes e esconde estoque que existe.
Nunca contar o estoque
O saldo da planilha é um cálculo e acumula erro. Conte uma parte dos produtos por dia, começando pela classe A, e lance a diferença como Ajuste, com o motivo no documento.
Quando a planilha não dá mais conta
A planilha funciona bem com poucos depósitos e poucos pedidos por dia. Ela cansa quando o volume cresce: muitos SKUs, vários depósitos, pedidos entrando de manhã até a noite, vendedores na rua. A partir daí o estoque precisa viver onde o pedido nasce.
O sinal de que chegou a hora
Alguém digita o mesmo pedido duas vezes, o reservado está sempre defasado ou o vendedor liga para o depósito antes de fechar. O erro deixa de ser de conta e passa a ser de atraso.
O estoque que o cliente enxerga na hora de pedir
Na Uplaces, você informa a quantidade de cada produto e liga o controle de estoque na política comercial. A loja B2B limita o pedido à quantidade disponível, mostra essa quantidade quando o cliente tenta pedir mais, pode esconder o produto esgotado e avisa você por e-mail quando o item chega ao estoque mínimo. Você escolhe em que status do pedido o estoque baixa, de enviado a entregue. Com ERP integrado, a importação do catálogo traz o estoque. No app de vendas, o vendedor vê na carteira de cada cliente o estoque estimado por produto, calculado pelo histórico de compras, para ligar na hora certa de repor.
Perguntas frequentes
Como fazer uma planilha de controle de estoque?
Cadastre os produtos com a contagem inicial, lance cada entrada, saída, devolução e ajuste com data e documento, e calcule o saldo como estoque inicial mais entradas menos saídas. A planilha desta página já vem assim, com o reservado em pedidos, os alertas e a curva ABC.
O que é ponto de pedido e como calcular?
É o nível de estoque disponível em que você deve pedir ao fornecedor. Ponto de pedido = consumo médio diário × lead time + estoque de segurança. Com consumo de 20 por dia, lead time de 7 e segurança de 70, o ponto de pedido é 210.
Qual a diferença entre saldo e disponível?
O saldo é o que está no depósito. O disponível é o saldo menos o que já foi vendido em pedidos ainda não faturados. Quem vende por pedido deve decidir pelo disponível.
A planilha funciona no Google Planilhas?
Sim. O arquivo é .xlsx e usa SE, SOMASE, SOMASES, PROCV e ARREDONDAR.PARA.CIMA, que o Excel, o Google Planilhas e o LibreOffice leem. Não usa macro.
Quando devo trocar a planilha por um sistema?
Quando o volume de pedidos faz o reservado ficar sempre defasado, quando há vários depósitos ou quando o vendedor precisa de resposta de estoque antes de fechar o pedido. Aí o controle precisa estar no sistema de pedidos.