Como integrar os pedidos dos representantes ao ERP
O passo a passo para o pedido do vendedor entrar no Bling,
no Tiny ou no Omie sem ser digitado de novo
Para integrar os pedidos dos representantes ao ERP, use um sistema de pedidos com conector para o seu ERP. Produtos, clientes, preços e estoque saem do ERP para o aplicativo do representante. O pedido emitido no aplicativo volta para o ERP como pedido de venda, sem redigitação. São sete etapas: criar um usuário de integração, gerar as credenciais no ERP, ativar o conector, ligar as notificações de estoque e preço, trazer produtos e clientes, definir quando o pedido vai para o ERP e testar com um pedido real. Este guia mostra cada uma e como ela funciona na Uplaces.
A integração em resumo
O que vai em cada sentido quando o sistema de pedidos está ligado ao ERP.
- Do ERP para o aplicativo: produtos com código, variações e imagens, clientes, tabelas de preço e estoque.
- Do aplicativo para o ERP: o pedido de venda, já com cliente, itens, preços, forma de pagamento e observações.
- Nos dois sentidos: o status do pedido, conforme o mapeamento que você define.
- Quem é a fonte de cada dado: o ERP manda no cadastro e no estoque; o sistema de pedidos manda no pedido e nas regras comerciais da venda.
Integrar não é exportar uma planilha no fim do dia. É o pedido entrar no ERP no momento em que é confirmado, sem alguém no meio.
Por que o pedido do representante ainda é digitado de novo?
Na maioria das empresas, o representante tira o pedido no papel, numa planilha ou numa mensagem de WhatsApp. Alguém no escritório lê, confere e digita no ERP. Cada pedido passa por duas pessoas e por dois sistemas antes de virar nota fiscal.
É nesse caminho que os erros aparecem. O preço usado na rua era o da tabela antiga. O código do produto foi trocado. O cliente novo não existia no ERP. O item que só sai em caixa fechada foi pedido em unidade. E o faturamento espera a digitação.
O que a integração muda
Com o conector, o representante vende com os dados que já estão no ERP e o pedido chega pronto. A conferência deixa de ser redigitar e passa a ser aprovar. A regra comercial é aplicada na hora da venda, e não descoberta depois, no faturamento.
O que precisa estar pronto no ERP antes de integrar?
O conector leva o que existe no ERP. Se o cadastro está incompleto lá, ele chega incompleto no aplicativo. Antes de ligar, revise quatro pontos:
- Produtos: código (SKU), descrição, preço, estoque e, se houver, variações de cor e tamanho.
- Clientes: CNPJ ou CPF e um e-mail válido para quem vai comprar pela loja B2B.
- Preços: quais tabelas existem e qual vale para cada cliente.
- Condições: formas e prazos de pagamento que o vendedor pode oferecer.
Decida quem é a fonte de cada dado
Se o ERP já é a base principal do cadastro, ele deve continuar mandando. Na integração com o Tiny, a Uplaces permite escolher o que não atualizar: ignorar categorias, não atualizar nome ou descrição, não mudar o status do produto, ignorar fabricante ou marca. Essas regras evitam que um sistema sobrescreva o outro.
Passo a passo: como integrar os pedidos ao ERP
A ordem abaixo segue a Central de Ajuda da Uplaces para o Tiny e o Bling. O desenho vale para qualquer sistema de pedidos com conector nativo.
- Crie um usuário de integração. No sistema de pedidos, cadastre um usuário só para a integração. Na Uplaces, ele fica na aba Usuários, com o perfil Integração.
- Gere as credenciais no ERP. No Tiny, adicione a integração com a Uplaces e copie o identificador do integrador e o token. No Bling (API v3), cadastre um aplicativo e autorize o acesso pela URL de convite.
- Ative o conector. Em Integrações ERP, escolha o seu ERP, informe o nome da integração, o usuário criado e as credenciais. Salve e clique em Testar.
- Ligue as notificações de estoque e preço. Copie a URL que a Uplaces mostra e cole nas notificações do ERP. É ela que avisa quando estoque e preço mudam.
- Traga produtos e clientes do ERP. Envie os produtos que serão vendidos e importe os clientes com os filtros que fazem sentido para a sua carteira.
- Defina quando o pedido vai para o ERP. Escolha o status em que o pedido é enviado e mapeie cada status da Uplaces para o status equivalente no ERP.
- Teste com um pedido real. Emita um pedido pelo app, confira o número dele no ERP e o ambiente (produção ou homologação), e só então libere a equipe.
No Tiny, a Central de Ajuda apresenta essas etapas para que você faça a integração de forma autônoma.
Como funciona a integração com Bling, Tiny e Omie na Uplaces?
Os três ERPs têm conector nativo na Uplaces, e não há taxa de implantação nos conectores nativos. O que muda é a forma de autorizar o acesso em cada ERP.
Tiny
A integração com o Tiny cobre produtos, pedidos, estoques, preços e clientes. Do Tiny saem nome, descrição, categoria, código, estoque, preços, variações, fabricante, marca e imagens de cada produto. Os clientes são importados com filtros: só pessoa jurídica ou física, só quem tem e-mail válido, ou apenas atualizar quem já existe. Quando o pedido é finalizado, ele vai automaticamente para o Tiny, já com o cliente, os produtos, os preços, a forma de pagamento e as observações, e aparece no painel de pedidos de venda pronto para faturar.
Bling
No Bling, pela API v3, você cadastra um aplicativo na sua conta e autoriza a Uplaces pela URL de convite. Os escopos liberados incluem produtos, categorias, estoque, clientes e pedidos de venda, que é onde o pedido do representante entra. A Central de Ajuda também documenta a versão anterior (v2), que usa o código da loja, uma chave e as URLs de retorno para estoque e status dos pedidos.
Omie
O Omie também tem conector nativo, sem taxa de implantação, com produtos, clientes, preços, estoque e pedidos. A página da integração com o Omie, no botão ao final deste guia, descreve o que é trocado entre os dois sistemas.
Quais erros mais atrapalham a integração de pedidos?
Quase sempre o problema não é o conector. É uma regra que ninguém escreveu. Os cinco casos mais comuns, e como evitá-los:
Cliente duplicado
Acontece quando o mesmo cliente é criado nos dois sistemas. Importe do ERP e, depois da primeira carga, use a opção de apenas atualizar quem já existe.
Preço diferente do combinado
Defina se o preço vem da tabela da política comercial ou de uma tabela própria do cliente. Na Uplaces, a tabela definida no cadastro do cliente tem prioridade sobre a da política. Vale escrever essa regra antes de ligar a integração.
Quantidade que o estoque não aceita
Produto vendido em caixa fechada precisa do múltiplo de venda configurado. Com ele, o vendedor ou o comprador é avisado e a quantidade fora do múltiplo é bloqueada.
Pedido abaixo do mínimo
O valor mínimo do pedido fica na política comercial e é validado na finalização. Para a equipe de vendas, a política do vendedor também define o desconto máximo.
Status que não volta
Se o status não foi mapeado, o vendedor não sabe se o pedido foi faturado. Mapeie pelo menos em aberto, faturado, enviado, entregue e cancelado, e confira se o pedido de teste foi para o ambiente de produção, e não para o de homologação.
E o pedido que chega por e-mail, WhatsApp ou telefone?
Mesmo com o aplicativo, alguns clientes continuam mandando pedido por outros canais. Na Uplaces, esses pedidos podem ser lançados manualmente pelo vendedor, e o sistema passa a acompanhá-los como se o comprador os tivesse feito na plataforma, com as atualizações de status para todos os envolvidos.
Quando o ERP já está integrado, os pedidos são sincronizados periodicamente e o histórico fica atualizado sem lançamento manual. O mesmo caminho vale para o pedido que o próprio cliente faz na loja B2B: ele entra no fluxo do ERP como o pedido do representante.
E se o meu ERP não tem conector nativo?
Nesse caso, a integração é feita pela API. A Uplaces tem uma API de integração documentada, que a equipe de TI ou um integrador usa para levar e trazer os mesmos dados. Exige desenvolvimento, e por isso vale perguntar quem mantém a integração quando o ERP mudar de versão.
O pedido do representante entra no ERP pronto
O representante emite o pedido pelo computador, tablet ou celular, com as tabelas, o desconto máximo e o valor mínimo da política comercial dele. O pedido vai para o ERP sem redigitação, e a listagem de pedidos mostra o número que ele recebeu lá. O mesmo vale para o pedido que o seu cliente faz na loja B2B.
Perguntas frequentes
O que é integrar pedidos ao ERP?
É fazer o pedido emitido no aplicativo do vendedor ou na loja B2B entrar no ERP como pedido de venda, sem digitação. No sentido contrário, o ERP envia produtos, clientes, preços e estoque para o sistema de pedidos.
Preciso de um programador para integrar o Tiny ou o Bling?
Com conector nativo, não. A Central de Ajuda da Uplaces mostra as etapas do Tiny para você fazer a integração de forma autônoma. ERP sem conector nativo exige desenvolvimento pela API.
O pedido vai para o ERP na hora?
Vai quando atinge o status que você escolheu na configuração. No Tiny, a Uplaces envia o pedido automaticamente após a finalização, com cliente, produtos, preços, forma de pagamento e observações.
Como o estoque fica atualizado no aplicativo?
Pelas notificações do ERP. Você cola no ERP a URL que a Uplaces fornece, e o ERP avisa a plataforma quando estoque e preço mudam.
Qual a diferença entre importar e integrar?
Importar é uma carga pontual, feita por arquivo ou por comando. Integrar é manter os dois sistemas conversando: o cadastro atualizado de um lado e o pedido chegando do outro, sem alguém no meio.
A Uplaces integra com o Omie?
Sim. O Omie tem conector nativo na Uplaces, assim como o Tiny e o Bling, sem taxa de implantação nos conectores nativos.