Planilha de sell-in e sell-out por distribuidor, grátis em Excel
Lance o que você faturou e o que cada distribuidor vendeu:
a planilha mostra o estoque no canal e quantos dias ele dura
Sell-in é o que a indústria fatura para o distribuidor; sell-out é o que ele vende aos clientes dele. Com os dois e o estoque inicial, você calcula o estoque no canal (estoque inicial + sell-in − sell-out) e a cobertura em dias (estoque no canal ÷ sell-out médio por dia). Receba grátis a planilha em Excel que faz essas contas por distribuidor e SKU e avisa quem está perto da ruptura ou com estoque em excesso.
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O que tem na planilha de sell-in e sell-out
São seis abas. Você cadastra distribuidores e SKUs uma vez, cola o sell-in e o sell-out do mês e troca o mês de referência. Laranja claro você preenche; cinza é calculado.
Cadastro, Sell-in e Sell-out
Até 50 distribuidores e 200 SKUs. O sell-in vem do seu ERP (mês, distribuidor, SKU, quantidade e valor); o sell-out vem do relatório que cada distribuidor envia. Os meses ficam acumulados, e nome fora do cadastro aparece em vermelho.
Estoque no canal
Uma linha por distribuidor e SKU, com o estoque inicial. A planilha calcula o estoque no canal, o sell-out médio, a cobertura em dias, o sell-through e a situação de cada SKU, e compara com o estoque real quando o distribuidor informa.
Painel
Por distribuidor: sell-in e sell-out do mês, a relação entre os dois, estoque no canal, cobertura, giro e quantos SKUs estão em risco de ruptura ou em excesso. Embaixo, o mês a mês do canal inteiro ou de um distribuidor.
Como usar
O passo a passo de cada aba e o exemplo explicado.
Como medir o estoque no canal e a cobertura em dias
O sell-in diz quanto o distribuidor comprou. O que decide o próximo pedido é quanto desse estoque ainda está com ele. São quatro contas, por distribuidor e por SKU. Para mostrar cada uma, o Produto 1 da Distribuidora Gama, de julho a setembro:
Estoque no canal
Estoque no canal = estoque inicial + sell-in − sell-out do período. A Gama começou julho com 300 caixas, recebeu 1.200 nos três meses e vendeu 1.430 ao varejo. Sobraram 300 + 1.200 − 1.430 = 70 caixas. É uma estimativa: perda e troca ficam de fora, e vale conferir de vez em quando com o estoque que o distribuidor informa.
Sell-out médio e cobertura em dias
Cobertura (dias) = estoque no canal ÷ (sell-out médio por mês ÷ 30). A Gama vendeu 450, 500 e 480 caixas nos três meses: média de 476,7 por mês, ou 15,9 por dia. As 70 caixas duram 70 ÷ 15,9 = 4,4 dias. Se a reposição leva uma semana para chegar, o produto falta antes. A média de três meses evita que um mês de promoção mude a leitura; para giro muito rápido, use um mês.
Sell-through do período
Sell-through = sell-out ÷ (estoque inicial + sell-in). A Gama vendeu 1.430 das 1.500 caixas que teve: 95%. Sell-through alto com cobertura curta é quem vende bem e está ficando sem produto.
Sell-out ÷ sell-in e giro
Acima de 100%, o distribuidor vende mais do que compra e consome o estoque: a Gama vendeu 1.430 e comprou 1.200, 119%. Abaixo de 100%, ele acumula. O giro divide o sell-out pelo estoque médio: quantas vezes o estoque foi vendido e reposto.
Conceito ou ferramenta
Esta página é a ferramenta. O verbete do glossário de vendas B2B da Uplaces explica os três termos na cadeia da indústria ao consumidor.
Exemplo: três distribuidores de julho a setembro
O exemplo que vem preenchido: três distribuidores, três SKUs, em caixas, com setembro como mês de referência e cortes de 15 dias (ruptura) e 60 (excesso). A aba Painel:
| Distribuidor | Sell-in no período | Sell-out no período | Estoque no canal | Cobertura (dias) | Situação |
|---|---|---|---|---|---|
| Alfa | 3.050 | 3.080 | 670 | 20 | Normal |
| Beta | 4.400 | 2.270 | 3.080 | 122 | Excesso |
| Gama | 2.050 | 2.380 | 150 | 6 | Risco de ruptura |
| Todos | 9.500 | 7.730 | 3.900 | 45 | Normal |
Exemplo ilustrativo, com números inventados para mostrar o cálculo.
O total esconde os dois problemas
Somados, os três têm 45 dias de cobertura, dentro da faixa. Separados, um está com quatro meses de estoque e outro a menos de uma semana de faltar produto. O número do canal inteiro serve para o relatório; o de cada distribuidor serve para agir.
Beta: sell-in empurrado
A Beta comprou 4.400 caixas e vendeu 2.270. O Produto 1 tem 130 dias de cobertura e o Produto 3 está parado: 150 caixas sem venda em três meses. Esse estoque costuma voltar como pedido de desconto, de prazo maior ou de devolução.
Gama: venda boa, estoque no fim
A Gama vendeu 2.380 caixas e comprou 2.050. O Produto 2 zerou e o Produto 1 dura 4 dias. É quem mais gira o estoque, 7,6 vezes no período, e quem precisa de pedido agora.
Alfa: o SKU que pede atenção
A Alfa compra o que vende: 3.050 caixas compradas, 3.080 vendidas, 20 dias de cobertura. Só o Produto 3 está em risco, com 14 dias. O estoque real do Produto 1 que ela informou ficou 20 caixas abaixo do calculado.
O mês a mês mostra o estoque subindo
| Mês | Sell-in | Sell-out | Sell-out ÷ sell-in | Estoque no canal no fim do mês |
|---|---|---|---|---|
| Julho | 2.900 | 2.540 | 87,6% | 2.490 |
| Agosto | 3.150 | 2.640 | 83,8% | 3.000 |
| Setembro | 3.450 | 2.550 | 73,9% | 3.900 |
Todos os distribuidores, em caixas. Estoque no começo de julho: 2.130.
O sell-in cresceu 19% de julho a setembro e o sell-out ficou perto de 2.600 caixas por mês. O estoque no canal foi de 2.130 para 3.900. Quem olha só o faturamento vê crescimento; quem olha o canal vê o pedido de outubro encolhendo.
O que fazer com cada alerta
A coluna Situação classifica cada SKU de cada distribuidor, e cada alerta pede uma conversa diferente.
Ruptura e risco de ruptura
Compare a cobertura com o prazo de entrega: se o pedido leva 10 dias e o estoque dura 6, já está atrasado. Leve a quantidade pronta: sell-out médio por dia × (prazo de entrega + dias de segurança) − estoque atual.
Excesso e parado
Segure o próximo pedido daquele SKU e ajude o distribuidor a vender: campanha para o varejo, ponto de venda, condição para o cliente dele. SKU parado: confira o código no relatório; se estiver certo, a decisão é de mix.
Conferir dados
O estoque calculado ficou negativo. Quase sempre falta o estoque inicial, um mês de sell-in ou o código do SKU veio diferente no relatório.
Como conseguir o sell-out do distribuidor
O sell-in está no seu ERP. O sell-out está no sistema do distribuidor, e precisa chegar todo mês, no mesmo formato.
Combine o relatório e devolva o painel
Peça a quantidade vendida por SKU no mês e o estoque no último dia, até uma data fixa, como o 5º dia útil. A exportação do sistema dele serve, desde que traga o seu código de SKU. Em troca, mande a cobertura dele e o alerta de ruptura: o relatório chega com mais boa vontade quando volta como ajuda.
Confira com o estoque informado
A cada trimestre, peça o estoque real e preencha a coluna Estoque informado. Diferença grande e repetida mostra sell-out faltando no relatório.
Quando o distribuidor não manda
Use o ritmo de reposição: intervalo entre pedidos, quantidade média e o que ele deixou de comprar. Quem repõe com regularidade está vendendo; quem espaça os pedidos está com estoque parado.
A rotina mensal com a planilha
O painel ajuda quando é atualizado no começo do mês, enquanto dá tempo de mudar o pedido:
- Puxe o sell-in do mês no ERP. No primeiro dia útil, por distribuidor e SKU.
- Cobre o relatório de sell-out. Até a data combinada.
- Cole e confira. A coluna Conferência avisa nome fora do cadastro e par que falta na aba Estoque no canal.
- Troque o mês de referência. Na aba Painel. Tudo é recalculado.
- Leia primeiro a ruptura, depois o excesso. Ruptura vira pedido nesta semana; excesso vira plano de venda com o distribuidor.
- Leve o painel para a visita. A conversa deixa de ser a cota do mês e passa a ser o que o distribuidor precisa para não faltar.
Erros comuns no acompanhamento de sell-in e sell-out
As contas são simples. O que estraga a leitura é o dado que entra.
Esquecer o estoque inicial
Sem ele, o estoque no canal fica negativo no primeiro mês em que o distribuidor vende mais do que compra. Peça o estoque do começo do período junto com o primeiro relatório.
Somar unidades diferentes
Caixa com 12 e caixa com 24 não se somam. Use a mesma unidade em todos os SKUs, ou leia a cobertura por SKU na aba Estoque no canal.
Meta só de sell-in
Quem ganha pelo faturamento do mês empurra estoque no fechamento, e o mês seguinte começa com o distribuidor cheio. Acompanhe a cobertura junto com a meta.
O ritmo de reposição de cada distribuidor, sem esperar o relatório
Quando o distribuidor compra pela sua loja B2B ou pelo seu representante, os pedidos ficam num lugar só. A análise de clientes da Uplaces usa o histórico de pedidos entregues para mostrar o ciclo de compra, há quanto tempo ele não pede e os produtos que costuma comprar, com a estimativa do consumo e do estoque de cada um. O próprio distribuidor vê essa estimativa na loja, no botão Seu Estoque, com a previsão da próxima compra, e repete um pedido anterior pelo histórico.
Perguntas frequentes
Como calcular o estoque no canal?
Estoque inicial + sell-in − sell-out do período. Com 300 caixas no começo, 1.200 compradas e 1.430 vendidas, sobram 70 caixas no canal.
Como calcular a cobertura de estoque em dias?
Divida o estoque no canal pelo sell-out médio por dia (a média do mês ÷ 30). Com 70 caixas e venda média de 476,7 por mês, a cobertura é de 4,4 dias.
O que é sell out?
É a venda do canal para o elo seguinte. Para a indústria, é o que cada distribuidor vendeu aos clientes dele, informado por ele. O verbete do glossário mostra a cadeia completa.
Qual é a cobertura ideal?
Depende do prazo de entrega e do giro. Um ponto de partida: mínima igual ao prazo de reposição mais uma margem, máxima perto de dois meses. Na planilha, os dois cortes ficam em duas células.
E se o distribuidor não manda o sell-out?
Use o ritmo de reposição como aproximação e combine o relatório no contrato de distribuição.
A planilha funciona no Google Planilhas?
Sim. O arquivo é .xlsx e usa SOMASES, CONT.SES, PROCV e CORRESP, que o Google Planilhas e o LibreOffice também leem.