Ficha cadastral de cliente: modelo grátis em Excel
Ficha para o cliente preencher, base com o CNPJ conferido
e checklist de aprovação com limite de crédito sugerido
Ficha cadastral de cliente é o formulário em que a empresa registra os dados de quem compra dela: razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereços de faturamento e de entrega, contatos de compras e do financeiro, referências comerciais e a condição de pagamento pedida. Na venda para empresa, é ela que decide se a nota fiscal sai com o imposto certo e se o cliente pode comprar a prazo. Receba grátis, no seu e-mail, o modelo de ficha cadastral de cliente pessoa jurídica em Excel, com a base de clientes e o checklist de aprovação de crédito.
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O que tem no modelo de ficha cadastral
São seis abas, feitas para quem vende para CNPJ: indústria, distribuidora, atacado e representante. As células em laranja claro são as que você preenche; as cinzas são calculadas.
Ficha
O formulário para o cliente novo, em duas folhas A4: dados da empresa, endereços, contatos, três referências comerciais, condição pedida, autorização de consulta e assinatura. O último bloco é de uso interno: tabela, condição e limite aprovados e vendedor responsável. Digitada, a ficha confere o CNPJ na hora.
Base de clientes e Conferência
Uma linha por cliente, com listas suspensas e colunas calculadas: o CNPJ confere?, está duplicado?, há quantos dias o cliente não compra e o que falta no cadastro. A aba Conferência conta as pendências da base inteira e por vendedor. Cabem 500 clientes.
Checklist de aprovação
Doze documentos e verificações e uma análise de crédito por pontos que termina num limite sugerido e numa decisão.
O que pedir na ficha cadastral de um cliente pessoa jurídica
Ficha de cliente para varejo pede nome, telefone e aniversário. Ficha de cliente B2B pede o que a nota fiscal, a entrega e a cobrança vão usar. Cada campo tem um motivo:
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Razão social e CNPJ | Identificam quem compra e quem recebe a nota e o boleto |
| Inscrição estadual (ou ISENTO) | Diz se o cliente é contribuinte de ICMS, o que muda o imposto do pedido |
| Regime tributário e CNAE | Simples Nacional ou não, e a atividade: pesam no imposto e na análise de crédito |
| Endereço de faturamento e de entrega | Nem sempre são o mesmo; o de entrega leva horário e agendamento |
| Contatos de compras e do financeiro | Quem pede não é quem paga. O boleto vai para o financeiro |
| Referências comerciais | Três fornecedores atuais, para saber como o cliente paga |
| Condição pedida e compra prevista | O ponto de partida da análise de crédito |
| Autorização de consulta e privacidade | Permite consultar bureau e referências, e registra o uso dos dados |
Os campos da aba Ficha do modelo.
O que fica com você, e não com o cliente
Tabela de preço, condição aprovada, limite e vendedor responsável são decisões da sua empresa. Ficam no bloco de uso interno, e é ele que faz o primeiro pedido sair com o preço certo.
Por que o CNPJ e a inscrição estadual decidem o pedido
No pedido de uma empresa para outra, o cadastro não é burocracia: ele entra na nota fiscal. Um dígito errado no CNPJ e a nota não é emitida. Uma inscrição estadual faltando e o imposto sai errado.
O CNPJ diz quem fatura
A nota fiscal, o boleto e a duplicata saem no CNPJ do cadastro. Matriz e filial têm CNPJs diferentes: a raiz de oito caracteres é a mesma e muda a ordem do estabelecimento. Cadastre cada estabelecimento que recebe mercadoria, cada um com a sua inscrição estadual. Antes de aprovar, consulte a situação cadastral no site da Receita Federal: CNPJ suspenso, inapto ou baixado não deve receber nota.
O dígito verificador, e o CNPJ com letras
Os dois últimos dígitos do CNPJ são calculados a partir dos 12 primeiros, com pesos e módulo 11. A planilha refaz essa conta e acusa o número digitado errado. A Instrução Normativa RFB 2.229/2024 previu, a partir de julho de 2026, o CNPJ alfanumérico para as inscrições novas: letras e números nas 12 primeiras posições e os dois dígitos verificadores numéricos. Os CNPJs que já existem não mudam. A conferência do modelo aceita os dois formatos.
A inscrição estadual e o ICMS
A inscrição estadual diz se o cliente é contribuinte de ICMS. Para quem compra para revender, a venda segue a regra de revenda, com substituição tributária quando o produto e o estado exigem. Para o não contribuinte de outro estado, a regra é outra. Alguns estados têm tributação diferente para cliente do Simples Nacional ou isento, e o cliente da Zona Franca de Manaus pode ter inscrição na SUFRAMA. Escreva a IE ou ISENTO: campo vazio vira nota cancelada. Confirme as regras do seu produto com o contador.
Como aprovar o crédito de um cliente novo
O cliente novo é o de maior risco: não há histórico de pagamento com você. A aba Checklist de aprovação segue esta ordem:
- Confira a situação na Receita. CNPJ fora de Ativa reprova o cadastro, qualquer que seja o resto.
- Confira a inscrição estadual. Na consulta pública do estado (Sintegra ou Cadastro Centralizado de Contribuintes), veja se está habilitada.
- Separe o que vale para qualquer venda e o que vale para vender a prazo. Cartão CNPJ, IE, endereço e ficha assinada são para todos. Bureau, referências e contrato social, só para quem vai comprar no boleto.
- Consulte um bureau e as referências. Serasa, Boa Vista ou Quod, e três fornecedores atuais por telefone: como o cliente paga.
- Estime a exposição. Compra mensal prevista × prazo médio ÷ 30. É o valor que fica em aberto com você enquanto o cliente paga os boletos.
- Aplique a pontuação. Tempo de CNPJ, bureau, referências e como paga somam até 100 pontos. A faixa diz quanto da exposição liberar: 100%, 60%, 30% ou só à vista.
- Ponha um teto e uma data de revisão. Cliente sem histórico não recebe o limite cheio. Depois de três meses pagando em dia, revise.
Pontos, faixas e teto ficam em células que você edita: combine com o financeiro e escreva a regra na política comercial.
Exemplo: o limite de crédito de um cliente novo
Este é o exemplo que vem preenchido na aba Checklist de aprovação. Uma distribuidora pede boleto em 28/42/56 dias e prevê comprar R$ 12 mil por mês. Os documentos obrigatórios e os de venda a prazo foram conferidos.
| Critério | Informação | Pontos |
|---|---|---|
| Tempo de CNPJ | 5,6 anos (aberto em 15/03/2021) | 30 |
| Consulta a bureau de crédito | Sem restrição | 30 |
| Referências comerciais confirmadas | 2 de 3 | 20 |
| Como paga os outros fornecedores | Em dia | 10 |
| Pontuação | 90 de 100 |
Exemplo ilustrativo, com dados inventados.
| Conta | Valor |
|---|---|
| Compra mensal prevista | R$ 12.000,00 |
| Prazo médio pedido (boleto 28/42/56 dias) | 42 dias |
| Exposição a prazo (12.000 × 42 ÷ 30) | R$ 16.800,00 |
| Parte liberada com 90 pontos | 100% |
| Teto para cliente novo | R$ 15.000,00 |
| Limite sugerido | R$ 15.000,00 |
Como ler o resultado
Com 90 pontos o cliente fica na faixa de 70 ou mais, que libera 100% da exposição. A exposição dá R$ 16.800,00, mas o teto para cliente novo é de R$ 15.000,00, e o limite sugerido fica no teto. A decisão sugerida é aprovar a prazo.
O mesmo cliente com restrição no bureau
Com uma restrição relevante, os 30 pontos do bureau viram zero e a pontuação cai para 60. A faixa de 50 a 69 libera 60% da exposição: R$ 10.080,00, arredondados para R$ 10.100,00. O histórico dos próximos meses decide se o limite sobe.
A base de clientes e a conferência
A ficha resolve o cliente novo. A base resolve a carteira. As dez linhas de exemplo têm erros de propósito: só três estão completas. Duas têm CNPJ que não confere (um dígito trocado, um com 13 caracteres), duas são o mesmo cliente cadastrado duas vezes, e há uma IE vazia, um cliente sem tabela e um sem vendedor. Cada problema aparece escrito na coluna de pendências. Com a data da última compra, a planilha também classifica o cliente em ativo, em risco ou inativo, por faixas de dias que você ajusta ao ciclo de compra da carteira.
Erros comuns no cadastro de clientes
Quase todo pedido que volta da expedição ou do faturamento tem a causa no cadastro. Os erros que mais aparecem:
Um contato só
O comprador recebe o boleto e esquece; o financeiro nunca soube da compra. Peça os dois contatos e o e-mail para o XML da nota.
Endereço de entrega igual ao de faturamento, sem perguntar
Centro de distribuição, loja e escritório costumam ficar em lugares diferentes. Pergunte o horário de recebimento.
O mesmo cliente duas vezes
Cadastro repetido divide o histórico e dobra o limite. A planilha compara o CNPJ sem a pontuação, para pegar o que foi digitado de dois jeitos.
Cadastro que fica na planilha
Se a tabela e o vendedor estão só na ficha, cada pedido depende de alguém lembrar. O cadastro termina quando chega ao sistema que emite o pedido e ao ERP.
Da ficha aprovada ao pedido com o preço certo
Na Uplaces, o cliente que se cadastra pela loja B2B chega como solicitação: você é avisado, faz a análise de crédito, define a política comercial e o vendedor responsável. No cadastro ficam a tabela de preço do cliente, que tem prioridade sobre a da política comercial, e os impostos dele: substituição tributária, exceção fiscal e inscrição SUFRAMA. A carteira que você já tem entra por planilha de importação ou, com o Tiny, pela importação de clientes por CNPJ.
Perguntas frequentes
O que é ficha cadastral de cliente?
É o formulário com os dados de quem compra da sua empresa: razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereços, contatos, referências comerciais e condição de pagamento. Na venda para empresa, ela alimenta a nota fiscal, a entrega, a cobrança e a análise de crédito.
O que não pode faltar numa ficha cadastral de pessoa jurídica?
CNPJ, inscrição estadual ou ISENTO, regime tributário, endereços de faturamento e de entrega, contatos de compras e do financeiro, referências comerciais e a autorização de consulta.
Como saber se o CNPJ do cliente é válido?
Em duas etapas. O dígito verificador mostra se o número é possível, e a planilha faz essa conta. A situação cadastral, que diz se a empresa está ativa, se consulta no site da Receita Federal.
A planilha aceita o CNPJ alfanumérico?
Sim. A conferência usa a regra de cálculo que vale para os dois formatos, com ou sem pontuação: o numérico de sempre e o que tem letras nas 12 primeiras posições.
Como definir o limite de crédito de um cliente novo?
Estime a exposição (compra mensal prevista × prazo médio ÷ 30), libere uma parte conforme a pontuação e limite a um teto para cliente sem histórico.
A ficha funciona no Google Planilhas?
Sim. O arquivo é .xlsx, com fórmulas comuns (SE, PROCV, SOMARPRODUTO, CONT.SE), que o Google Planilhas e o LibreOffice também leem.