Modelo de pedido de venda: planilha grátis em Excel
Dados do cliente, condições comerciais e itens com total calculado,
pronto para imprimir em A4 ou enviar em PDF
Um pedido de venda é o documento em que vendedor e cliente registram o que foi combinado: quem compra, o que compra, por quanto, como paga e como recebe. Receba grátis, no seu e-mail, o modelo de pedido de venda em Excel da Uplaces, com o cálculo de desconto, frete e total já feito por fórmula, e veja abaixo como preencher cada campo sem erro.
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O que tem no modelo de pedido de venda
O arquivo tem duas abas. A aba Pedido é o documento que você preenche, imprime ou envia em PDF. A aba Como usar explica cada campo. As células em laranja claro são as que você digita. As cinzas fazem a conta sozinhas, e não precisam ser tocadas.
Cabeçalho do vendedor e dados do cliente
Empresa, CNPJ, vendedor ou representante, telefone, e-mail, número do pedido, data e validade. Do cliente: razão social, CNPJ, nome fantasia, inscrição estadual, endereço, CEP, cidade, telefone e o nome do comprador que fez o pedido.
Condições comerciais
Condição de pagamento, prazo de entrega, frete CIF ou FOB (escolhido numa lista, para não aparecer escrito de três jeitos) e transportadora.
Itens com total por fórmula
Vinte e cinco linhas com código, descrição, unidade, quantidade, preço unitário e desconto do item. O total de cada linha é quantidade vezes preço unitário, menos o desconto, e aparece sozinho quando você preenche a quantidade e o preço.
Fechamento, observações e assinatura
Soma bruta dos itens, descontos dados nos itens, subtotal, desconto no pedido, frete e total geral, todos calculados. Um campo de observações e as linhas de assinatura do vendedor e do aceite do cliente. A área de impressão já está ajustada para uma folha A4.
Como preencher um pedido de venda, campo a campo
Um pedido bem preenchido é o que a expedição separa sem ligar para o vendedor e o que o financeiro fatura sem perguntar nada. A ordem que evita retrabalho:
- Numere e date o pedido. Numeração sequencial, sem pular e sem repetir. É pelo número que o cliente, o vendedor e o financeiro vão falar do mesmo pedido.
- Identifique o cliente pela razão social e pelo CNPJ. O nome fantasia ajuda a reconhecer, mas é a razão social e o CNPJ que vão para a nota fiscal. Um CNPJ com um dígito trocado vira nota cancelada e mercadoria parada.
- Escreva a condição de pagamento como o financeiro vai ler. “Boleto 28/42 dias” ou “PIX à vista” é uma instrução. “A combinar” é uma ligação a mais no dia do faturamento.
- Defina o frete. CIF quando a sua empresa paga e entrega no endereço do cliente. FOB quando o cliente paga o frete ou retira a mercadoria. Se o frete for cobrado à parte, lance o valor no fechamento.
- Lance um produto por linha, sempre com o código. A descrição pode variar de vendedor para vendedor. O código não. É ele que a separação e o ERP usam.
- Confira o total e peça o aceite. Antes de enviar, confira quantidade, preço e desconto de cada linha. A assinatura ou o “de acordo” do cliente por escrito encerra a discussão sobre o que foi combinado.
Validade do pedido também é campo importante: preço e prazo valem até uma data, e isso precisa estar escrito para não virar promessa por tempo indeterminado.
Exemplo de pedido de venda preenchido
Para mostrar a conta, imagine uma distribuidora de cosméticos vendendo para um salão. Os produtos e os valores abaixo são de exemplo, e são os mesmos que vêm preenchidos na planilha para você ver as fórmulas funcionando.
Os itens
10 caixas de shampoo a R$ 86,40, com 5% de desconto: 10 vezes R$ 86,40 dá R$ 864,00, e com o desconto fica R$ 820,80. Seis caixas de condicionador a R$ 91,20, com 5%: R$ 547,20, que viram R$ 519,84. Quatro caixas de máscara a R$ 132,00, sem desconto: R$ 528,00.
O fechamento
A soma bruta dos itens é R$ 1.939,20. Os descontos dados nos itens somam R$ 70,56, e o subtotal fica em R$ 1.868,64. Com mais 2% de desconto no pedido (R$ 37,37) e R$ 45,00 de frete, o total geral é R$ 1.876,27.
A ordem do desconto muda o valor
Desconto de 5% no item e mais 2% no pedido não é o mesmo que 7%. Sobre R$ 864,00, os descontos em sequência dão R$ 804,38, e 7% de uma vez dá R$ 803,52. A diferença é pequena num pedido e grande num mês de pedidos. Por isso a planilha aplica primeiro o desconto de cada item, depois o desconto do pedido, e por último soma o frete. Combine com a equipe qual desconto vem antes e use sempre a mesma ordem.
Pedido de venda, orçamento e nota fiscal: qual a diferença
Os três documentos se parecem e aparecem em sequência, mas cada um tem um papel. Misturar os três é a origem de muita mercadoria enviada sem o cliente ter fechado.
Orçamento
É a proposta. Mostra produtos, preços e condições com uma validade, e o cliente ainda não se comprometeu a comprar. Orçamento não vai para a separação.
Pedido de venda
É o acordo fechado. O cliente aceitou os itens, o preço, o pagamento e o frete, e a partir dele a sua empresa separa, fatura e entrega. É o que este modelo registra.
Nota fiscal
É o documento fiscal emitido no faturamento, pelo seu ERP ou emissor. O pedido de venda não substitui a nota: ele é a base de onde a nota sai, por isso os dados do cliente precisam estar certos já no pedido.
Excel ou Word?
Um modelo em Word dá a aparência de pedido, mas não faz a conta: cada total é digitado à mão, e é ali que o erro aparece. A planilha calcula linha, subtotal, desconto, frete e total. Para enviar ao cliente, salve em PDF direto do Excel, sem perder a formatação.
Quando o pedido sai da planilha e entra no ERP
Na Uplaces o vendedor ou representante emite o pedido no computador, no tablet ou no celular, com o histórico de compras do cliente na tela. O cliente que recompra faz o pedido sozinho na sua loja B2B, com a tabela, a forma de pagamento e o valor mínimo dele, e pode repetir um pedido anterior. Todo pedido gera PDF para enviar por WhatsApp e, com a integração com o Tiny ou o Bling, entra no ERP com cliente, produtos, preços e forma de pagamento, sem ninguém redigitar.
Perguntas frequentes
O que é um modelo de pedido de venda?
É um documento pronto para registrar uma venda entre empresas: dados do vendedor e do cliente, condições de pagamento e de entrega, frete, itens com quantidade e preço, e o total. O modelo da Uplaces é uma planilha em Excel que calcula os totais sozinha.
O que não pode faltar num pedido de venda?
Número e data, razão social e CNPJ do cliente, endereço de entrega, condição de pagamento, prazo de entrega, tipo de frete, código, quantidade e preço de cada item, descontos, total e o aceite do cliente.
Qual a diferença entre frete CIF e FOB?
No frete CIF quem vende paga o transporte e entrega no endereço do cliente. No FOB o cliente assume o frete, contratando a transportadora ou retirando a mercadoria.
O pedido de venda substitui a nota fiscal?
Não. O pedido registra o acordo comercial. A nota fiscal é emitida no faturamento, pelo ERP ou emissor da sua empresa, a partir dos dados do pedido.
A planilha funciona no Google Planilhas?
Sim. O arquivo é .xlsx e usa fórmulas comuns. Abra pelo Google Drive, ou no Excel e no LibreOffice, e as contas continuam funcionando.
Tem modelo de pedido de venda em Word?
O modelo é em Excel porque o Word não calcula os totais. Se precisar de um documento fixo, preencha a planilha e salve em PDF: fica com a mesma aparência e sem risco de alguém mexer nos valores.
Como enviar o pedido para o cliente pelo WhatsApp?
Salve a planilha em PDF e envie o arquivo. Na Uplaces, o pedido emitido no aplicativo gera o PDF e você compartilha pelo WhatsApp direto do celular.