Processos? Isso pode parecer algo com o qual apenas as grandes empresas precisam se preocupar. Mas isso simplesmente não é mais verdade. Como proprietário, se você não priorizar e estabelecer sistemas e processos de negócios organizados, é provável que suas atividades falhem logo no início.
Se seus funcionários não souberem o que é esperado deles, poderão cometer erros dispendiosos. De fato, estudos mostram que as ineficiências do fluxo de trabalho podem custar até 30% da receita de uma empresa. E, além da equipe, os processos podem ajudar a melhorar seus resultados de vendas, sua lucratividade, suas estratégias – praticamente tudo.
Sem processos sólidos, você nunca saberá quais áreas do seu modelo de negócios são ineficientes e como elas podem ser melhoradas. Os processos precisam governar todas as etapas e atividades da sua empresa. Aqui estão algumas ótimas maneiras de começar implantar processos na sua distribuidora.
Implemente o processo com um objetivo claro
Comece com o fim em mente. Começar com uma declaração objetiva é uma ótima maneira de entender o processo que você está tentando estabelecer, como vai fazer isso e que resultado você está tentando alcançar.
Isso deve definir claramente o processo de negócios que precisa ser atualizado e o motivo do negócio para ser realizado. Isso estabelece metas e objetivos claros para determinar uma visão comum sobre o novo processo que você está tentando implementar.
Obtenha o compromisso de toda a organização
A maioria dos processos afeta vários departamentos. Por exemplo, o processo de como a equipe de finanças lida com envios de despesas afeta as equipes de vendas, produção, execução, etc.
Obtenha informações dessas equipes sobre como o novo processo pode facilitar as coisas para eles, receber pagamentos mais rapidamente etc. eles se sentem ouvidos, mas são mais propensos a ver o valor do novo processo e se tornarem pioneiros.
Não são apenas os recursos humanos, o gerenciamento estratégico ou a responsabilidade exclusiva da equipe de gerenciamento sênior – todos os membros multifuncionais da equipe devem estar representados no plano de implementação se você realmente deseja obter uma vantagem competitiva.
Comunicação clara do processo de implementação
Depois que uma nova melhoria de processo é estabelecida, ela deve ser claramente comunicada. Lidere com o valor que o novo processo fornecerá à empresa e a todas as equipes afetadas.
Deixe as etapas claras para que mais tarde a equipe se sinta à vontade em responsabilizar-se por segui-las. Torne-os conscientes dos benefícios a longo prazo de fazer a mudança.
Isso não está mudando apenas por uma questão de mudança – o processo de planejamento para o gerenciamento de mudanças de curto prazo e a implementação estratégica de longo prazo para melhorar a capacidade da empresa de atingir seu plano estratégico de 1-5 anos.
A chave para a execução da estratégia é ter o processo de negócios certo para impulsionar continuamente o progresso em direção ao seu objetivo e fazer ajustes nesse plano à medida que mais dados estiverem disponíveis. Isso precisa ser mencionado pessoalmente nas reuniões semanais, seguido de um e-mail para implementar o novo processo.
Automatize seus processos
Aumentar a produtividade é o desejo de muitos gestores e para isso é fundamental que atividades que tomem muito tempo da sua equipe sejam simplificadas e automatizadas utilizando tecnologias inteligentes e práticas.
Lembrando: produtividade é gerar melhores resultados, em menos tempo e com o mesmo número de pessoas na equipe.
Impulsione a adoção de novos processos de negócios
As implementações de processo mais bem-sucedidas têm uma pessoa que é claramente a proprietária como uma prioridade e é responsável por todo o gerenciamento de projetos dos principais componentes da implementação do novo processo.
Idealmente, se for um novo processo para toda a empresa, um membro da equipe executiva possuiria a prioridade geral de adoção para ajudar na estratégia de implementação.
O patrocínio executivo pode ser extremamente útil para impulsionar a adoção para que o projeto seja implementado com sucesso. Isso precisa fazer parte de suas métricas de gerenciamento de desempenho, para garantir que a implementação do processo esteja tendo os efeitos desejados.
Não tenha medo de fazer ajustes no processo
Como em qualquer prioridade, você aprenderá coisas ao iniciar a fase de execução. Se alguma parte do novo processo não estiver funcionando, mantenha um diálogo aberto e faça os ajustes necessários. Novos processos de gerenciamento só serão mantidos se eles realmente fornecerem o valor. A implementação do processo aumentou a eficiência conforme o esperado? Você superou seus objetivos? Você ficou aquém? O que você pode fazer agora com os novos dados disponíveis para melhorar? Comece a implementar essas mudanças nos processos e continue trabalhando! Você ficará melhor cada vez que passar por essa estrutura de implementação de processos.
Seguir estas etapas prepara o cenário para o desenvolvimento e implementação bem-sucedidos de qualquer novo processo em sua empresa. A execução bem-sucedida da estratégia envolve a melhoria constante dos processos de negócios alinhados ao seu sistema de gerenciamento. Vá em frente e conquiste!
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CEO na Uplaces e especialista em Tecnologia e E-commerce para Indústrias e Distribuidores. Com base na experiencia adquirida em mais de 20 anos, criou a Uplaces um sistema para Controle de pedidos e E-commerce B2B que auxilia distribuidores e indústrias a venderem mais.
