Modelo de pedido de compra grátis em Excel
Da requisição ao recebimento:
cote fornecedores, emita o pedido e controle o que ainda não chegou
Para distribuidoras, atacados e indústrias que compram de fornecedores para revender ou produzir. O modelo traz o pedido de compra pronto para imprimir ou salvar em PDF, a requisição, a cotação com três fornecedores e o controle do que está atrasado e da nota que veio diferente do pedido. Receba grátis a planilha em Excel, no seu e-mail.
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O que tem no modelo de pedido de compra
São sete abas ligadas entre si. Você cadastra fornecedores e produtos uma vez, e o pedido, a requisição e a cotação buscam os dados pelo nome e pelo código. Laranja claro você preenche; cinza é calculado.
Pedido de compra
O documento que vai para o fornecedor, numa folha A4: endereço de entrega, fornecedor com CNPJ, condição de pagamento, frete CIF ou FOB, data prevista de entrega, até 20 itens com total por fórmula, aprovação e aceite. Fora da impressão, uma coluna avisa quando o preço subiu em relação ao último pago.
Requisição e cotação
A requisição registra quem precisa de quê e para quando, com o valor estimado. A cotação põe três fornecedores lado a lado e aponta o menor preço de cada item e a melhor proposta com o frete.
Controle de compras
Um pedido por linha, com o status (aberto, aprovado, enviado ao fornecedor, recebido parcial, recebido ou cancelado), a data prevista e a recebida, o atraso em dias, o saldo a receber e a diferença entre a nota e o pedido.
Fornecedores e produtos
O cadastro e o desempenho de cada fornecedor: valor comprado, entregas no prazo, atraso médio e notas com divergência. A aba Como usar explica cada passo e o exemplo.
Pedido de compra, ordem de compra e requisição: qual a diferença
Os três nomes aparecem misturados, e nenhuma norma fixa o significado de cada um: são documentos internos, e cada empresa nomeia o próprio fluxo. O uso mais comum é este.
Requisição de compra
É o pedido interno. O estoque, a produção ou o comercial avisa o setor de compras do que precisa, em que quantidade e até quando. A requisição não vai para o fornecedor e ainda não tem preço fechado: ela responde se a compra é necessária. Também é chamada de solicitação de compra.
Pedido de compra
É o documento que a sua empresa envia ao fornecedor depois de escolher a proposta: itens, quantidades, preços, condição de pagamento, frete, prazo e endereço de entrega. Aceito pelo fornecedor, ele vira o combinado que a nota fiscal e a entrega precisam seguir.
Ordem de compra
Na maioria das empresas, é outro nome para o pedido de compra. Algumas reservam o termo para o pedido já aprovado e numerado. Escolha um nome e use sempre o mesmo.
Pedido de compra e pedido de venda
É o mesmo acordo visto dos dois lados: o seu pedido de compra é o pedido de venda do fornecedor. Se a sua empresa também vende para outras empresas, o modelo de pedido de venda faz o caminho inverso.
O fluxo de compras, da requisição ao recebimento
Cada etapa tem um responsável e um registro. O modelo segue esta ordem:
- Requisição. O setor registra o que precisa, a quantidade e a data limite. O gestor aprova se a compra é necessária.
- Cotação. Peça preço a pelo menos três fornecedores, com a mesma lista de itens, e compare o total com frete, prazo e condição de pagamento.
- Pedido de compra. Emita o pedido para a proposta escolhida, com número, condições e data prevista.
- Aprovação. Quem tem a alçada aprova o pedido antes do envio.
- Envio e aceite. Envie ao fornecedor e peça a confirmação do preço e do prazo por escrito.
- Recebimento conferido. Confira a mercadoria e a nota fiscal contra o pedido: produto, quantidade, preço, impostos e número do pedido, antes da entrada no estoque.
- Baixa no controle. Atualize o status e o valor recebido. O que não chegou continua no saldo a receber.
O que não pode faltar no pedido de compra
O pedido de compra é o que você vai usar para cobrar o fornecedor. O que não está escrito nele não pode ser cobrado.
Número e data
Número em sequência, que o fornecedor cita na nota fiscal. É ele que liga o pedido, a nota e o pagamento.
Comprador e fornecedor
Razão social e CNPJ dos dois lados, endereço de entrega e o contato de quem comprou e de quem vendeu.
Itens, quantidades e preços
Código, descrição, unidade (caixa, fardo, quilo), quantidade, preço unitário e desconto. A unidade evita o erro mais comum: pedir 40 caixas e receber 40 unidades.
Condições, aprovação e aceite
Condição de pagamento, frete CIF (o fornecedor paga e entrega) ou FOB (você paga o transporte ou retira), prazo de entrega e data prevista, quem aprovou e o aceite do fornecedor. Sem a data, não existe atraso para cobrar.
Exemplo: da requisição ao pedido de compra
O exemplo que vem preenchido: uma distribuidora repõe quatro itens de limpeza. A requisição REQ-0042 estima R$ 7.500,00 pelo último preço pago, e três fornecedores cotam. A aba Cotação, em reais:
| Fornecedor | Itens cotados | Subtotal | Frete | Total da proposta | Prazo |
|---|---|---|---|---|---|
| Fornecedor A | 4 de 4 | 7.596,00 | 0,00 (CIF) | 7.596,00 | 7 dias |
| Fornecedor B | 3 de 4 | 5.396,00 | 380,00 (FOB) | 5.776,00 | 10 dias |
| Fornecedor C | 4 de 4 | 7.470,00 | 290,00 (FOB) | 7.760,00 | 5 dias |
Exemplo ilustrativo, com números inventados para mostrar o cálculo.
O menor preço por item não ganhou
O fornecedor B tem o menor preço em dois itens, mas não cotou o álcool: o total dele, R$ 5.776,00, parece o menor porque falta um item. A planilha só compara quem cotou tudo.
O frete decidiu entre A e C
O fornecedor C tem o menor subtotal, R$ 7.470,00. Com frete FOB, você paga a transportadora: R$ 290,00 a mais, e o total vai a R$ 7.760,00. O A entrega com frete CIF e fecha em R$ 7.596,00, R$ 164,00 abaixo. Numa compra urgente, o prazo de cinco dias do C poderia valer a diferença: a planilha mostra o número, e a decisão é sua.
O pedido que saiu
O pedido PC-0107 vai para o A com 2% de desconto negociado no fechamento: R$ 7.596,00 menos R$ 151,92, total de R$ 7.444,08, com entrega prevista para 14/10. Na coluna de conferência, o detergente aparece 4,8% acima do último preço pago: vale perguntar ao fornecedor antes de enviar.
Como controlar o que foi pedido e não chegou
Emitir o pedido é metade do trabalho. A outra metade é saber o que está em aberto, o que atrasou e o que chegou diferente. No exemplo, em 24/10, são 5 pedidos em aberto e R$ 22.258,64 a receber.
Data prevista e atraso
Atraso = data do recebimento menos data prevista, ou a data de hoje, se o pedido ainda não chegou. A data prevista é a data do pedido mais o prazo combinado. No exemplo, 2 pedidos estão atrasados e somam R$ 10.328,64 a receber.
Recebido parcial
O pedido PC-0107 chegou em 16/10 sem o álcool: R$ 5.515,44 recebidos e R$ 1.928,64 ainda a receber, com 10 dias de atraso. Com o status Recebido parcial, o saldo não some.
Nota diferente do pedido
Divergência = valor da nota menos valor do pedido. No exemplo, uma nota veio R$ 288,00 abaixo do pedido, porque faltou mercadoria, e outra R$ 112,80 acima, com preço diferente do combinado. As duas se resolvem antes do pagamento.
O desempenho de cada fornecedor
No exemplo, 5 de 7 pedidos recebidos chegaram no prazo: 71,4%. O fornecedor D tem R$ 14.550,00 em aberto e o único pedido que ele já entregou chegou com atraso: é o número para a próxima negociação.
Erros comuns nas compras
As fórmulas são simples. O que estraga o controle de compras é o registro.
Pedido sem número, combinado só por mensagem
Sem número, a nota fiscal não aponta para o pedido, e ninguém sabe se o que chegou foi o que se pediu. Pedido feito por WhatsApp ou telefone também entra no controle, com número.
Comparar o preço unitário em vez do total
Frete FOB, pedido mínimo e item que o fornecedor não cotou mudam o total. Compare a proposta inteira.
Dar entrada sem conferir a nota
Depois da entrada no estoque e do boleto pago, a divergência vira uma cobrança difícil.
Não escrever o prazo
Sem prazo no pedido, não há atraso: há só a impressão de que o fornecedor demora.
Quando o fornecedor vende pela Uplaces, você faz o pedido sozinho
Se o seu fornecedor vende pela Uplaces, o pedido de compra pode ser feito na loja B2B dele, a qualquer hora, pelo computador ou pelo celular, com a tabela de preço definida para a sua empresa e as condições de pagamento dele. Em Meus pedidos, você repete um pedido anterior em dois cliques, baixa o PDF e acompanha o status por etapas: enviado, recebido, faturado, transporte e entregue. O Estoque estimado usa o seu histórico de compras para prever quando recomprar cada item. E se a sua empresa também vende para outras empresas, os pedidos da sua equipe e dos seus clientes ficam num lugar só, com o status de cada um.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre pedido de compra e ordem de compra?
Na maioria das empresas, nenhuma: são dois nomes para o documento que a empresa envia ao fornecedor com itens, preços, prazo e condições. Algumas chamam de ordem de compra o pedido já aprovado e numerado. Não há norma: escolha um nome e use sempre o mesmo.
O que é requisição de compra?
É o pedido interno de um setor ao setor de compras: o que precisa, quanto e até quando. Ela vem antes da cotação e do pedido de compra, e não vai para o fornecedor.
O que deve ter em um pedido de compra?
Número, data, dados do comprador e do fornecedor com CNPJ, endereço de entrega, itens com código, unidade, quantidade e preço, condição de pagamento, frete CIF ou FOB, prazo de entrega e aprovação.
Qual a diferença entre frete CIF e FOB?
No CIF, o fornecedor paga o transporte e entrega no seu endereço. No FOB, o transporte é por sua conta: você paga a transportadora ou retira. Na cotação, some o frete FOB ao preço antes de comparar com uma proposta CIF.
Como controlar pedidos de compra em atraso?
Registre a data prevista de cada pedido (data do pedido mais o prazo combinado) e compare com a data de hoje enquanto ele não chega. A aba Controle de compras faz essa conta.
O modelo funciona no Google Planilhas?
Sim. O arquivo é .xlsx e usa SOMASES, CONT.SES, SOMARPRODUTO, PROCV, ÍNDICE e CORRESP, que o Excel, o Google Planilhas e o LibreOffice leem. Para enviar o pedido, salve a aba Pedido de compra em PDF.